Il foglio elettronico di OpenOffice:Calc

Il foglio elettronico di OpenOffice:Calc

Dopo aver descritto l'utilizzo di Writer:

http://www.grolug.org/modules.php?op=modload&name=Sections&file=index&re...

è quasi d'obbligo, per chi volesse avvicinarsi a OpenOffice, proseguire col foglio elettronico, che troverete di altrettanto facile uso che Writer, per nulla dissimile da Excel di Microsoft e completamente gratuito.

Troverete il link per scaricarlo consultando la guida a Writer.
Prima di vedere come si usa cerchiamo di visualizzare un foglio elettronico che si presenta come una pagina suddivisa in celle. Le righe sono contrassegnate da numeri, mentre le colonne da lettere.

Tenere presente che per utilizzare una cella bisogna sempre riferirsi ad essa con le sue coordinate di riga e colonna: ad esempio la prima cella sarà A1 (come nel gioco della battaglia navale) e così via.
Vediamo ora di imparare a muoverci tra i menu ed a compiere le operazioni basilari di seguito elencate tenendo conto che quanto descritto ha lo scopo di consentire a un utente inesperto di poter cominciare a usare questo applicativo.
Da tenere presente che, in caso di elenco numerato, ogni opzione proposta dà lo stesso risultato a seconda che la scelta sia effettuata da menu , da clic del mouse, da pulsante o da tastiera):
1. LE PRIME OPERAZIONI DA COMPIERE
Avviare il programma
applicazioni >Office> OpenOffice.org Calc.
Chiudere il programma
1. File > Esci.
2. pulsante Chiudi
3.Alt + F4.

Aprire uno o più fogli elettronici

1.File >Apri >Selezionare uno o più file > APRI.

A questo proposito è bene sottolineare che il file si apre nella cartella Home e quindi, se il file da aprire si trova in un'altra, cartella sarà necessario utilizzare il percorso corretto.

2.pulsante Apri >Selezionare uno o più file > APRI.

3.Ctrl + O.

Creare un nuovo foglio elettronico

1. File >Nuovo> Foglio elettronico.

2.pulsante Nuovo

3. Ctrl + N.

Salvare un foglio elettronico

File> Salva con nome

Digitare il nome del file e selezionare la cartella nella quale si vuole salvare poi cliccare su SALVA (a seconda delle esigenze si può anche modificare il formato)

Salvare le modifiche apportate ad un foglio elettronico

1. File >Salva.

2. cliccare sul pulsante Salva

3.Ctrl + S.

Chiudere una cartella di lavoro

File >Chiudi.

cliccare sul pulsante Chiudi documento in alto a destra sulla barra dei menu.

Ingrandire o rimpicciolire la visualizzazione della pagina

Visualizza >Zoom e scegliere quanto si vuole ingrandire

Oppure basta un cliccare sulla percentuale di zoom che si trova sulla barra di stato.

Personalizzare le barre degli strumenti

Visualizza >Barre dei simboli e Selezionare la barra da inserire o disinserire oppure cliccare su una delle barre >Selezionare la barra da inserire o disinserire.

2. LE OPERAZIONI PIU' COMUNI

Inserire un numero, una data o del testo

1.Selezionare la cella in cui si vuole inserire del testo >Digitare il testo > Invio

2. pulsante Accetta sulla barra della formula.

Selezionare celle, righe, colonne

Una cella: cliccare sulla cella.

Celle vicine: cliccare e tenendo premuto il tasto sinistro trascinare sino al punto desiderato.

Una riga o colonna cliccare sull’intestazione della riga o della colonna.

Righe o colonne vicine cliccare sull’intestazione della prima riga o colonna da selezionare e, tenendo premuto il tasto sinistro, trascinare la selezione sino al punto desiderato.

Selezionare tutto il foglio di lavoro

Cliccare sul quadratino posto in alto a sinistra del foglio tra l’intestazione della prima colonna e l’intestazione della prima riga (es. A1).

Inserire righe

1. Selezionare la riga precedente a quella che si vuole inserire e Inserisci >Righe.

2. Selezionare la riga successiva a quella che si vuole inserire e Tasto destro >Inserisci righe.

3. cliccare in modo prolungato sul pulsante Inserisci celle sulla barra degli strumenti

4.cliccare sul pulsante Inserisci righe

Inserire colonne

1. Selezionare la colonna successiva a quella che si vuole inserire e Inserisci >Colonna.

2.Selezionare la colonna successiva a quella che si vuole inserire e Tasto destro >Inserisci colonna.

3. cliccare in modo prolungato sul pulsante Inserisci celle sulla barra degli strumenti >Inserisci Colonne

Cancellare righe o colonne

1. Selezionare la riga o la colonna da eliminare >Modifica >Elimina righe o Elimina colonne.

2. Selezionare la riga o la colonna da eliminare >Tasto destro >Elimina righe o Elimina colonne.

Modificare l’altezza delle righe o la larghezza delle colonne

1. Selezionare le righe o le colonne da modificare >Formato >Riga (o colonna)>Altezza(o larghezza) >Inserire il valore.

2. Posizionarsi col puntatore tra l’intestazione della riga o della colonna da modificare e quella successiva e trascinare finchè non si raggiunge l’altezza desiderata.

Aggiungere dati in una cella

1.Selezionare la cella > cliccare nella barra della formula>Posizionare il cursore nel punto in cui si desidera inserire il testo >Inserire il testo >invio.

2. cliccare all’interno della cella >Posizionare il cursore nel punto in cui si desidera inserire il testo >Inserire il testo >Invio.

Annullare le ultime operazioni

1. Modifica >Annulla.

2. pulsante Annulla

3.Ctrl + Z.

Ripristinare le operazioni annullate

1. Modifica >Ripristina.

2. pulsante Ripristina

3.Ctrl + Y.

Copiare o spostare celle

Selezionare la cella o le celle che interessa copiare o spostare ( tagliare) e poi:

1. Modifica >Copia (o taglia)>Selezionare la cella del foglio di lavoro in cui si desidera duplicare i dati Modifica >Incolla.

2. cliccare sul pulsante Copia (o taglia)>Selezionare la cella del foglio di lavoro in cui si desidera duplicare i dati > cliccare sul pulsante Incolla

3. tasto destro Copia(o taglia) >Selezionare la cella del foglio dilavoro in cui si desidera duplicare i dati >tasto destro Incolla.

4. Ctrl+ C(o Ctrl + X per tagliare)>Selezionare la cella del foglio di lavoro in cui si desidera duplicare i dati >Ctrl + V.

Cancellare il contenuto di una cella

Selezionare la cella e poi :

1. >Modifica >Elimina contenuti >Selezionare ciò che si desidera cancellare (tutto, contenuto, formato, ecc.) > ok.

2. Selezionare la cella >Canc >Selezionare ciò che si desidera cancellare (tutto, contenuto, formato, ecc.) >ok.

Trovare o sostituire

Inserire quanto si vuole cercare e:
1. Modifica >Cerca e sostituisci >cliccare su CERCA.

2. Ctrl + B >Inserire la parola o frase da cercare > cliccare su CERCA.

Se si vuole sostituire:

1. “Sostituisci con” > cliccare su CERCA >Confermare

tutte le volte con 1 cliccare su SOSTITUISCI o sostituisci tutto a seconda delle esigenze.

2.Tastiera Ctrl + B e seguire il procedimento del punto 1.

Ordinamento dati (crescente/decrescente)

Da tenere presente che se si selezione una sola colonna solo quella verrà ordinata e quindi, se ci sono dati corrispondenti nelle altre colonne, tale corrispondenza verrà persa.

Selezionare le colonne da ordinare

1. Dati >Ordina >>Selezionare crescente o decrescente) >OK.

2. Cliccare sul pulsante per crescente oppure decrescente.

Riempimento automatico

Selezionare la cella o le celle da duplicare o di cui continuare la serie
(ad esempio una serie numerica, i giorni della settimana,ecc.) >
cliccare sul quadratino di riempimento (in basso a destra della cella e
verificare che il puntatore abbia la forma di +) >Trascinare tenendo premuto il tasto sinistro >Rilasciare il tasto nel punto desiderato.

Inserire un nuovo foglio di lavoro

Selezionare la posizione della nuova tabella (che poi sarebbe il foglio di lavoro e infatti se guardate a sinistra della barra di scorrimento orizzontale non vedrete scritto come in Excel foglio1,..2, ecc ma come tabella1,..2, ecc)

1. Inserisci >Tabella >>Digitare il numero di tabelle da creare > inserire il nome della nuova tabella >OK.

2. Con il Tasto destro Inserisci tabella >Digitare il numero di tabelle – inserire il nome della nuova tabella >OK.

Rinominare un foglio di lavoro

Dopo aver aperto il foglio da rinominare:

1. Formato >Tabella >Rinomina >Inserire il nuovo nome >OK.

2. cliccare tasto destro sull’etichetta del foglio >Rinomina tabella >Inserire il nuovo nome >OK.

Eliminare un foglio di lavoro

Dopo aver aperto il foglio da eliminare:

1. Modifica >Tabella >Elimina >Sì.

2. cliccare tasto destro sulla linguetta del foglio >Elimina tabella >Sì.

Copiare o spostare un foglio di lavoro

Dopo aver aperto il foglio copiare:

1. Modifica >Tabella >Sposta/Copia >Selezionare il documento in cui si vuole inserire la copia >Stabilire la posizione del nuovo foglio copiato >opzione COPIA >OK.

2. cliccare col tasto destro sulla linguetta del foglio>Sposta/Copia tabella >Selezionare il documento in cui si vuole inserire la copia >Stabilire laposizione del nuovo foglio copiato –
Selezionare l’opzione Copia >OK.

3. FUNZIONI E FORMULE

Formule con riferimenti di cella

Da tastiera selezionare la cella in cui si vuole visualizzare il risultato >Digitare il simbolo di uguale (=) >Selezionare la cella in cui si trova il primo numero da calcolare>Digitare l’operatore matematico (+, -, *, /)>Selezionare la cella in cui si trova il secondo numero da calcolare e così via fino all'ultimo >Invio.

Nel caso si dovesse eseguire lo stesso calcolo per più celle basterebbe scrivere nella barra della formula ad esempio in caso di somma:

=A1+A2>invio e poi trascinare fino ad An oppure utilizzare la funzione Somma.

=SOMMA(A1:An)

dove n è la cella che contiene l'ultimo numero da sommare.

Funzione SE

Selezionare la cella in cui si vuole visualizzare il risultato:

1. Inserisci >Funzione >Selezionare la categoria Logiche >Selezionare la funzione Se >OK >Inserire il criterio.
Ad esempio, se il valore della cella A1=1 vogliamo che nella cella A2 venga visualizzato "è gennaio" oppure se la condizione non sarà verficata vogliamo che sia visualizzato “non è gennaio” e quindi scriveremo così:

= SE (A1=1;”Gennaio”;”non è Gennaio”)

2.Cliccare sul pulsante Pilota automatico di funzione >Selezionare la categoria Logiche>Selezionare la funzione Se >OK >Inserire il criterio.

Nel caso in cui non fosse specificato il valore che vogliamo ottenere
(ad esempio non scriviamo “è gennaio” il valore restituito dalla funzione sarà o “VERO” o“FALSO”.

4.LA FORMATTAZIONE DEL FOGLIO

Aumentare o diminuire i decimali

Selezionare la cella :

1. >Formato >Cella > Numeri >Selezionare Numero >Impostare il numero dei decimali >OK.

2. cliccare sul pulsante Formato numero e aggiungi decimale per ogni decimale in più >cliccare sul pulsante Formato numero e elimina cifra decimale per ogni decimale in meno.

Formato data

Selezionare la cella:

Formato >Cella > Numeri >Selezionare Data >Selezionare il formato >OK.

Simbolo di valuta

1. Selezionare la cella :
Formato >Cella >Numeri > Valuta >Selezionare il simbolo di valuta che si desidera >OK.

Percentuale

Selezionare la cella:
1. Formato >Cella > Numeri >Percentuale >Impostare il formato e il numero dei decimali desiderati>OK.

2.cliccare sul pulsante Formato numero: percentuale

Modificare il tipo di carattere

Selezionare la cella :

1. Formato >Cella > Carattere >Scegliere il tipo di carattere >OK.

2.
Scegliere il tipo di carattere dal pulsante Nome del carattere

3.Tasto destro >Formatta cella >Aprire la scheda Carattere >Scegliere il tipo di carattere >OK.

Modificare la dimensione del carattere

Selezionare la cella :
1. Formato >Cella >Carattere >Scegliere la dimensione >OK.

2. Scegliere la dimensione del carattere usando il pulsante Dimensione

3. Tasto destro >Formatta cella >Carattere >Scegliere la dimensione del carattere >OK.

Modificare la formattazione del carattere

Selezionare la cella :
1. Formato >Cella > Carattere >Scegliere il formato (grassetto, sottolineato, ecc.) >OK.

2. Scegliere il formato tramite i pulsanti per il grassetto, per il corsivo e per il sottolineato.Tasto destro >Formatta cella > Carattere >Scegliere il formato >OK.

Modificare il colore del carattere

Selezionare la cella :
1. Formato >Cella > Effetto carattere >Scegliere il colore >OK.

2. Scegliere il colore dal pulsante Colore carattere

3. Tasto destro >Formatta celle > Effetto carattere >Scegliere il colore >OK.

Copia il formato

Selezionare la cella :
1. Modifica >Copia >Selezionare la cella nella quale si desidera copiare il formato >Modifica >Incolla speciale >Formati >OK.

Testo a capo all’interno di una cella

Selezionare la cella :
1. Formato >Cella > Allineamento > cliccare sull’opzione Testo a
capo automatico >OK.

2. Ctrl + Invio.

Unione celle

v

Selezionare la cella :
1. Formato >Unisci celle>Definisci.
Se poi si volessero separare celle precedentemente unite Formato >Unisci celle >Rimuovi.

Applicare un bordo ad una cella

Selezionare la cella o le celle:
1. Formato >Cella > Bordo >Scegliere il tipo di bordo (nessuno, bordato, ecc.),lo stile e il colore >OK.

2. Selezionare il testo >cliccare in modo prolungato sulla freccia accanto al pulsante Bordo e scegliere il bordo .

5. LA STAMPA E I SUOI FORMATI

Modificare i margini del foglio di lavoro

Formato >Pagina > scheda Pagina

>Inserire i valori dei margini (superiore,inferiore, destro e sinistro) >OK.

Modificare l’orientamento del foglio di lavoro

Formato >Pagina > scheda Pagina
>In “Allineamento” selezionarel’opzione Verticale o Orizzontale >OK.

Adattare il contenuto a una o più pagine

Formato >Pagina > Tabella> “Scala” e Adatta la stampa al numero di pagine >Scegliere il numero >OK.

Preparazione alla stampa

Prima di stampare un foglio di lavoro, è bene assicurarsi che il risultato di quanto si vuole stampare sia quello desiderato e che tutto effettivamente rientri nell'aria di stampa.

Visualizzare l’Anteprima di stampa

File >Anteprima di stampa.

Chiudere l’Anteprima di stampa

cliccare sull'icona che si trova nella barra degli strumenti.

Mostrare o nascondere la griglia

Formato >Pagina > Tabella>Griglia>OK.

Stampare un documento con le impostazioni predefinite

1. File >Stampa >OK.

2. Icona Stampa

Stampare un documento scegliendo le impostazioni

File >Stampa >Scegliere le varie opzioni (la stampante che si desidera utilizzare, il numero di copie, le pagine, ecc.) >OK.

6. I GRAFICI

Selezionare le celle dei dati:

1. >Inserisci >Diagramma > >cliccare sul pulsante Zoom avanti >Selezionare l’opzione prima riga o prima colonna >Selezionare la tabella in cui inserire il diagramma >AVANTI >Scegliere il tipo di diagramma >AVANTI >Selezionare il formato del diagramma scelto >AVANTI >Inserire iltitolo del grafico >Scegliere se inserire la legenda >CREA.

2. cliccare sul pulsante Inserisci oggetto e seguire la creazione guidata.

Modificare il titolo di un grafico

Selezionare il grafico con il doppio clic >Inserisci>Titolo >Nel campo “Titolo principale”digitare il nuovo titolo >Se si vuole inserire il sottotitolo campo “Sottotitolo” e digitare il sottotitolo >OK.

Modificare l’etichetta di un grafico

Selezionare il grafico con doppio clic >Inserisci>Dicitura dati>Selezionare l’opzione Mostra valore >Scegliere il tipo di formato (se
numero percentuale) >se si vuole visualizzare selezionare l’opzione Mostra dicitura e l’opzione Mostra simbolo legenda accanto alla dicitura >OK.

Modificare lo sfondo di un grafico

Selezionare il grafico con un doppio clic Formato >Area diagramma >
Area >colore > selezionare il colore >OK.

Modificare il colore di un dato

Selezionare il grafico con doppio clic> ancora doppio clic sulla rappresentazione del dato ( barra, istogramma, ecc.) >Formato >Proprietà oggetto > Area>colore >selezionare il colore >OK.

Modificare il tipo di grafico

Selezionare il grafico con un doppio clic>Formato >Tipo di diagramma >Selezionare il tipo di grafico >Selezionare la variante >OK.

Copiare un grafico o spostare

Selezionare il grafico da duplicare e seguire le operazioni di copia e incolla o taglia e incolla già descritte.

Cancellare un grafico

Selezionare il grafico >pulsante Canc.

Stampare un grafico

Selezionare il grafico >File >Stampa >Selezionare l’opzione “Scelta” >OK.

7. I PIU' COMUNI MESSAGGI DI ERRORE

Err:508 manca una parentesi all'nterno della formula.

# VALORE le celle sono vuote o contengono delle lettere e si sta cercando di eseguire un calcolo.

Err: 503 Il valore viene diviso per 0 o il divisore si trova in una cella vuota.

# NOME? Il nome della funzione utilizzata non esiste (ad esempio viene digitato male il nome di una funzione)

# RIF Il riferimento utilizzato ad una cella non è valido

(ad esempio si sta cercando di sommare il contenuto di una cella facendo riferimento a una cella vuota).

Err:509 manca un operatore all’interno di una formula.